POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES



La presente Política de Tratamiento (en adelante la “Política”) será aplicable al tratamiento de datos que El responsable del Tratamiento y/o uso de los Datos Personales, recolecte a través de diferentes medios incluida la plataforma electrónica de negociación de facturas Billy, en adelante “la Plataforma”. Los Titulares deben leer previa y detalladamente la información contenida en esta Política, la cual tiene como propósito brindarle a los Titulares de la información el alcance y uso de los datos que la Plataforma recauda, el tratamiento que se le da a los mismos y los procedimientos que tienen para ejercer los derechos sobre los mismos. De no estar de acuerdo con la presente Política, los Titulares deberán abstenerse de proporcionar sus datos a la Plataforma y en consecuencia, no será posible acceder a sus servicios.

  1. DEFINICIONES

  2. Los términos cuya primera letra figura en mayúscula (salvo cuando se deba exclusivamente a que inician una oración o se trate de un nombre propio), tienen el significado que se les asigna a continuación:

    1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

    2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

    3. Dato(s) personal(es): Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

    4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

    5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

    6. “Titular(es)”: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

    7. “Tratamiento”: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso circulación o supresión.

    8. La Plataforma: Canal usado por el Responsable del Tratamiento, para la recolección, almacenamiento, uso, supresión y circulación de datos de personas.

  3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Y/O USO DE LOS DATOS PERSONALES

  4. La persona jurídica que responde por el Tratamiento de los Datos Personales suministrados por los Titulares, y por tanto, de las Bases de Datos en las cuales se encuentran ubicados los mismos, es la sociedad BILLY FACTUREX S.A.S., identificada con N.I.T. 901066054-1, y con domicilio principal en Bogotá D.C., Colombia, cuyo correo electrónico es soporte@billy.com.co, respectivamente. En adelante “El Responsable”.

  5. ACEPTACIÓN

  6. Mediante la autorización otorgada por el Titular al momento de proporcionar sus datos, éste acepta la presente Política de conformidad con lo señalado en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013.

  7. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

  8. El Tratamiento de Datos Personales que realiza el responsable descrito en el numeral anterior, se ejerce principalmente a través de la recolección, almacenamiento, uso, supresión y circulación de datos personales de clientes, proveedores y empleados. En este sentido, la finalidad de este Tratamiento se divide de la siguiente manera:

    1. Finalidad del Tratamiento de Datos Personales de clientes: El responsable a través de La Plataforma y/o cualquier otro canal, recolecta, almacena y usa los Datos Personales de clientes con el fin de hacer seguimiento de los productos y/o servicios adquiridos por parte del cliente, enviar comunicaciones, enviar publicidad y promociones, y con el fin de contactarlos para cualquier necesidad relacionada con las actividades de negociación de facturas desarrolladas por la Plataforma.

    2. Finalidad del Tratamiento de Datos Personales de proveedores​: El responsable del tratamiento y/o uso de los Datos personales a través de cualquier medio recolecta, almacena y usa los Datos Personales de proveedores con el fin de realizar actividades necesarias para la adquisición de productos o servicios necesarios en el desarrollo de su objeto social.

    3. Finalidad del Tratamiento de Datos Personales de empleados: El responsable a través de cualquier medio recolecta, almacena y usa los Datos Personales de empleados con el fin de realizar actividades encaminadas al pago de nómina, prestaciones sociales, afiliaciones, enviar comunicaciones internas y demás actividades necesarias para la ejecución del contrato de trabajo suscrito con el Responsable del Tratamiento y/o uso de los Datos personales.


    En caso de recolectar datos sensibles de proveedores, clientes y/o empleados, El Responsable requiere autorización expresa de recolección y tratamiento de datos personales, la cual cumplirá con los requisitos establecidos en el Artículo 6 del Decreto 1377 de 2013. La información personal suministrada por los Titulares a la Plataforma y/o El Responsable, a través de cualquier canal, será guardada y mantenida durante el tiempo quesea necesario para la prestación eficiente de estos servicios, a menos que los Titulares hayan dado instrucciones diferentes o en todo caso, por el período de retención contemplado en las leyes aplicables.

  9. USO DE LA INFORMACIÓN

  10. La Plataforma ni el Responsable divulga, ni vende o alquila a terceros la información personal suministrada por los Titulares. Dicha información será mantenida con las debidas condiciones de seguridad y confidencialidad, y su uso se hará exclusivamente para cumplir con los propósitos y fines para los cuales fue suministrada. En este sentido, la Plataforma y/o El Responsable únicamente suministrará esta información a las personas establecidas en el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012, y bajo las condiciones establecidas en esta disposición normativa. Los Titulares deben tener en cuenta que la información personal solicitada es susceptible de ser enviada a terceros en el marco de la tercerización de servicios de El Responsable y quienes actuarán como Encargados de esta información y en concordancia con las obligaciones establecidas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012. Adicionalmente, dicha transmisión se hará con base en la autorización dada por los Titulares de manera previa, expresa y escrita mediante la cual se autorizará la transmisión de la información personal suministrada. En el evento en que la Plataforma, en el ejercicio de sus actividades propias transfiera internacionalmente la información recabada garantizará el cumplimiento de la normatividad nacional vigente sobre Protección de Datos Personales y se realizará con base en la autorización dada por los Titulares de manera previa, expresa y escrita mediante la cual se autorizará la transferencia internacional de datos personales. La Plataforma podrá transferir, vender o asignar la información recabada en caso de que se presente una venta, fusión, consolidación, cambio en el control societario, transferencia de activos sustancial, y/o reorganización o liquidación de la sociedad.

  11. AUTORIZACIÓN

  12. El Tratamiento de datos personales por parte del Responsable será realizado con posterioridad y con base en la autorización otorgada por el Titular de la información. Dicha autorización facultará a El Responsable para recolectar y ser el Responsable del tratamiento de la información entregada por los Titulares, y a transferir o transmitir la misma, según sea el caso.

    La autorización para el tratamiento de los datos personales será recabada en el Contrato de Prestación de Servicios tecnológicos de la plataforma Billy en el cual el titular de la información, de manera expresa, autoriza a BILLY FACTUREX S.A.S. para dar a sus datos el siguiente tratamiento y finalidad:

    BILLY FACTUREX SAS podrá solicitar datos de identificación personal tales como, pero sin limitarse a nombre, apellidos, edad, dirección, correo electrónico y teléfono de contacto, con el fin de poder identificar al titular como cliente de BILLY FACTUREX SAS,

    El titular podrá se contactado a través de medios telefónicos o electrónicos (incluyendo correo electrónico, SMS o chat de redes sociales o aplicaciones) para hacerle invitaciones a eventos, ofrecer nuevos productos y servicios, realizarle encuestas, confirmar datos personales, enviarle información del negocio, así como recibir noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio, entre otros.

    BILLY FACTUREX SAS también podrá solicitar y obtener dicha información para el cumplimiento de las finalidades que a continuación se describen: (i) la realización de actividades estadísticas, sean estas realizadas directamente por BILLY FACTUREX SAS o por sus proveedores o entidades aliadas; (ii) dar cumplimiento a sus políticas de prevención de lavado de activos, financiación del terrorismo y corrupción; (iii) realizar actividades de relacionamiento con clientes (CRM); (iv) entregar la información a proveedores, (v) entregar la información a asociados de negocios con los cuales se mantengan relaciones comerciales.

    BILLY FACTUREX SAS queda autorizado para consultar y/o reportar a centrales de riesgo toda la información que se refiera a mi comportamiento crediticio, financiero, comercial y de servicios.

    BILLY FACTUREX SAS queda autorizado para obtener mi información personal directamente de fuentes públicas v.gr. Redes sociales, bases de datos estatales, o a través de terceros expresamente autorizados por mí.

    Los datos entregados a BILLY FACTUREX SAS pueden ser revisados, actualizados y/o modificados por el Titular de la información en cualquier momento.

    BILLY FACTUREX SAS puede transferir y/o transmitir mi información o datos sobre los cuales se autoriza el tratamiento a terceros sobre, la cual puede referirse pero sin limitarse a los productos adquiridos, información recopilada a través de investigaciones de mercado y resultados de hábitos de consumo, análisis estadísticos y reportes de su comportamiento como cliente, proveedor o empleado y para contáctarle para cualquier necesidad relacionada con las actividades desarrolladas por BILLY FACTUREX SAS, utilizando cualquier medio de contacto existente que haya sido registrado por el titular de la información, incluido el contacto a través de cualquier medio electrónico.

    En caso de que BILLY FACTUREX SAS solicite datos que tienen la calidad de sensibles, como por ejemplo, datos relacionados con la salud o datos biométricos, yo, como titular de la información no estaré obligado a autorizar la recolección y el tratamiento de los mismos, sino que su entrega será de forma voluntaria, y en caso de otorgar la autorización, éstos datos serán tratados de conformidad con la Política de Tratamiento de Datos Personales y los estándares fijados por la Ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias o complementarias.

    La información personal solicitada es susceptible de ser enviada a terceros en calidad de encargados (los “Encargados”) en el marco de las actividades comerciales y de servicios que realiza BILLY FACTUREX SAS en desarrollo de su objeto social. Estos Encargados actuarán en concordancia con las obligaciones establecidas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, garantizando la protección y seguridad de esta información.

    BILLY FACTUREX SAS podrá transmitir y/o transferir por cualquier medio, la información o dato personal, contenido en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, a entidades aliadas con las cuales BILLY FACTUREX SAS mantenga una relación comercial, sin lugar a pagos ni retribuciones para el titular de la información BILLY FACTUREX SAS es responsable por el correcto tratamiento de la información personal que llegare a obtener del titular de la información, lo cual incluye, entre otras, las siguientes obligaciones: i) garantizar el derecho constitucional de habeas data; ii) informar al titular de la información el objetivo y el propósito de contar con una base de datos con sus datos personales; iii) preservar la información con el fin de evitar la pérdida, adulteración y/o el acceso no autorizado; iv) actualizar y rectificar cuando sea necesario la información contenida en la base de datos, y, v) garantizar la privacidad de la información.

    El titular de la información tendrá derecho a (i) efectuar consultas de sus datos personales para efectos de conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los mismos, (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada, (iii) acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento, (iv) presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente, (v) entre otros derechos contemplados en la enunciada Política y en la Ley 1581 de 2012. Estos derechos se podrán ejercer a través de los canales o medios dispuestos por BILLY FACTUREX SAS., el correo electrónico “soporte@billy.com.co”.

  13. DERECHOS DE LOS TITULARES

  14. Conforme a lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de la información tendrá los siguientes derechos: a) Conocer, actualizar y rectificar todos sus datos personales que obren en la base de datos de la Plataforma. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Plataforma para el tratamiento de sus datos personales. c) Ser informado por la Plataforma, previa solicitud escrita, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demásnormas que las modifiquen y/o complementen. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

  15. PETICIONES Y CONSULTAS

  16. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en cualquier base de datos del Responsable, con el fin de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, y/o revocar la autorización otorgada. La consulta se formulará por los Titulares o sus causahabientes de forma escrita, dirigida al siguiente correo de contacto: soporte@billy.com.co. Este correo deberá contener específicamente la solicitud del Titular. Una vez recibida la información, El Responsable hará constar la fecha de recepción de la misma y se encargará de darle trámite. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  17. RECLAMOS

  18. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos del Responsable debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

    1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable al correo soporte@billy.com.co, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

    2. En caso de estar incompleto, el Responsable solicitará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, que complete la información enviada.

    3. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

    4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  19. MODIFICACIONES

  20. La presente Política podrá ser modificada en cualquier momento y sin previo aviso por el Responsable a través de su Plataforma o cualquier canal que disponga para ello, por razones de orden legal o institucional. En caso de considerarse necesario, mediara, para tal efecto, una comunicación en la que se notifique a los Titulares las modificaciones realizadas. En caso de realizar una modificación sustancial a las finalidades del Tratamiento de datos personales, o en cuanto a los responsables del mismo, estos cambios serán informados oportunamente a los Titulares de información, y de manera previa a la implementación de las nuevas políticas, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

  21. CONTÁCTENOS

  22. En caso de tener alguna duda o consulta sobre la presente Política, o sobre la obtención y tratamiento de la información por parte del Responsable a través de la Plataforma o cualquier canal usado con el mismo fin, puede ponerse en contacto con nosotros al correo soporte@billy.com.co. Los mensajes serán atendidos a la mayor brevedad posible.

  23. VIGENCIA

  24. Esta Política se encuentra vigente desde el año 2019, y hasta la implementación de una nueva versión.